Dans un contexte professionnel qui est de plus en plus exigeant, où on doit toujours faire plus avec moins, voici quelques conseils pour bien gérer son temps.

Illustration de l'article Comment gérer son temps ?

Gérer son temps, c'est bien faire ce qui est important.

Il est donc indispensables de suivre les 4 points suivants : 

  1. identifier ce qui est important 
  2. planifier ce qui est important
  3. faire ce qui est planifié
  4. se détendre et se régénérer.

Ces conseils sont issus de la 3ème édition du livre "Gestion du temps pour managers et professionnels débordés". Ce livre très concret propose des conseils, des témoignages, des retours d'expérience. Il s'adresse aux managers et aux professionnels débordés.

Bien faire ce qui est important

Pour l’auteur Hervé COUDIÈRE, la réponse commence par ces quelques mots : "bien gérer son temps, c’est bien faire ce qui est important !" Le livre construit autour de 4 étapes clés et illustré de situations concrètes propose des outils pratiques adaptables à toute situation, à tout poste et toute personnalité.

Ce qui permet de faire face à une charge de travail avec sérénité c'est la capacité à prioriser ses activités, à savoir dire non, à réagir au quotidien…

En réalisant ce qui est important, on peut rendre les choses concrètes, s'impliquer et changer. Ceci permet de mobiliser et de développer ses propres compétences. Changer et maîtriser l'emploi que l'on fait de son temps nécessite d'y penser régulièrement : avoir une réflexion quotidienne (queslques minutes pour bien planifier sa journée), chaque semaine ou chaque mois (se questionner sur ses priorité du moment) et annuellement (prévoir une journée en fin d'année pour faire un bilan et une journée en début d'année pour s'organiser).

Faire un diagnostic initial

Pour progresser, il est important de voir en quoi la gestion de son temps est problématique : Pour quelles raisons est ce que vous gérez mal votre temps ? Ceci permet de lutter contre le gaspillage et la dispersion de son énergie. 

Quatre outils sont proposés pour le dognostic : 

  • lister les 20 difficultés
  • avoir une feuille de relevé de son temps d'une journée
  • mesurer son niveau de pression
  • regarder son "écologie" de gestion du temps

Les principes fondamentaux

Quand on a identifié et priorisé ce qui est important, on peut alors : anticiper, planifier, se fixer des objectifs, regrouper les activités de même nature, gérer sa propre énergie et se gérer soi-même.

Parmi les conseils donnés on retiendra de se protéger des interruptions. 

La gestion du temps répond à crtaines lois :

  • la loi de Parkinson : plus on a de temps pour réaliser une tâche et plus cette tâche prendra de temps
  • la loi de Pareto (80/20) : 20% de notre travail donne 80% de nos résultats
  • la loi d'inertie : notre cerveau a besoin de temps pour se concentrer sur une activité et atteindre son plein rendement
  • la loi d'Illich : notre rendement décroît après un temps de concentration optimale (20 mn, 45mn, 1h30...)

Comment dire non ?

Savoir dire non permet de rester concentré sur son coeur de métier. L'objectif n'est pas de dire non à toute demande, tout le temps et en toute circonstance mais la pire attitude professionnelle est de dire oui et de ne pas tenir son engagement. dire non à l'autre permet d'expliquer ce qui est prioritaire et de clarifier en quoi ce que je fais est important pour la société. 

Quelques conseils pour dire non : 

  • dire clairment non, sans périphrases
  • motiver son refus par une explication légitime
  • adoucir son non
  • accepter les reproches sans changer d'opinion

Quelques formules pour dire non sont proposées dans l'ouvrage. 

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