recherche une secrétaire en EHPAD

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Les Jardins du Cigaloun est une maison de retraite médicalisée privée de 81 lits dont 14 en secteur protégé située à Volx, village des Alpes de Haute Provence, à proximité de Manosque.

Si vous aimez votre métier et le contact avec les personnes âgées, venez rejoindre notre équipe.

Vos principales missions  :

• Gestion quotidienne du secrétariat de la direction : information, orientation, courrier, prise de rendez-vous, comptes rendus des conseils de direction et de réunions
• Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif
• Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure
• Mettre en œuvre des procédures de gestion
• Organiser et alimenter les bases de données
• Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues
• Gérer les aspects logistiques : matériels, fournitures
• Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
• Organiser le classement d’un fonds documentaire et procéder à l’archivage des pièces administratives

COMPÉTENCES ET APTITUDES PROFESSIONNELLES REQUISES
La personne recrutée devra maîtriser les compétences suivantes :

• Connaissances générales des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et de l’activité de l’établissement
• Informer et rendre compte
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Utiliser les logiciels de gestion et de bureautique
• Travailler en équipe
• Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
• Utiliser les techniques de classement et d’archivage
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Maîtriser les techniques de communication