Dans les petites structures, il n’y a pas systématiquement un service consacré aux Ressources Humaines. Bien souvent, ce sont les managers qui gèrent le recrutement et parfois même le chef d’entreprise. Dans cette configuration, les salariés sont polyvalents et personne n’a véritablement le temps de se consacrer pleinement au recrutement. La solution est de s’équiper d’un outil qui permet de gagner du temps en supprimant certaines tâches chronophages. Un logiciel de recrutement ou ATS, tel que We Recruit, optimise la gestion des candidatures. Voici une liste non exhaustive des fonctionnalités d’un ATS qui permettent de recruter facilement, sans être un professionnel des Ressources Humaines.

La multidiffusion des offres d’emploi 

L’un des principaux avantages d’un ATS est qu’il offre la possibilité de multidiffuser ses offres d’emploi. En un seul clic, vous pouvez diffuser vos annonces d’emploi sur plusieurs sites sans avoir à les réécrire. 

Une gestion facile de ses candidatures

La gestion des candidatures peut vite devenir périlleuse lorsqu'on en reçoit en quantité. Un ATS vous permet de les centraliser pour mieux vous y retrouver. Vous pouvez, ensuite, orchestrer les rencontres avec les candidats et prendre des décisions en vous fiant à votre base de données unifiées. 

Le suivi du processus de recrutement 

Le logiciel ATS s’adapte en fonction de vos propres processus de recrutement. Ainsi, vous pouvez personnaliser les différentes étapes de votre processus en créant un tunnel d’avancement des candidats. Au fur et à mesure des rencontres avec les postulants, vous pourrez les faire avancer virtuellement dans les étapes de recrutement paramétrées dans le logiciel. En un coup d'œil, vous aurez un aperçu de l’état d’avancement du recrutement et quels sont les profils à recontacter.

La création d’une CVthèque

Un logiciel ATS intègre une CVthèque. Cette base de données regroupe les CV des candidats ayant postulé à l’une de vos offres. Certains profils auront retenu votre attention même s’ils ne correspondent pas totalement à un poste ouvert. Vous souhaiterez sûrement conserver leurs informations pour les contacter ultérieurement et gagner du temps dans le cadre d’un nouveau recrutement.

L’automatisation des emails

La plupart des recruteurs déplorent le manque de temps pour répondre à tous les candidats. D’autant plus que dans les petites structures ce sont des employés non RH qui s’occupent du recrutement, en complément de leur cœur de métier. Il leur est donc rarement possible de répondre à tous. Certains ATS vous permettent de créer des modèles d’email et d’automatiser les réponses aux candidats. Vous pouvez créer plusieurs modèles selon vos besoins : refus de candidature, accusé de réception, prise de rendez-vous… Vous pouvez également personnaliser vos emails avec des champs dynamiques, comme le nom du candidat, l’intitulé du poste à pourvoir, etc. Vous pouvez ensuite programmer l’envoi et optimiser votre emploi du temps. 

Le logiciel ATS est un outil qui simplifie la mission de recrutement pour les salariés non RH, à condition qu’il soit ergonomique et intuitif. Le choix doit se porter sur un outil évolutif qui s’adapte au niveau d’expertise RH de l’utilisateur.