Un peu d’organisation et beaucoup de régularité 

Pour que cette réunion devienne un vrai rituel pour chaque salarié, la régularité est sûrement l’un des points les plus importants à respecter.

La définition du jour, de l’heure, de la fréquence, de l’outil et de la durée sont des facteurs clés à déterminer.

Alors quel jour choisir ?

Le lundi ? Pour bien débuter la semaine, prendre la température et se fixer les objectifs pour la semaine à venir.

Le vendredi ? Pour faire le bilan de la semaine, anticiper celle à venir et terminer la semaine sur une note plus souple et en équipe.

Chez Aladom, nous avons opté pour le lundi matin, 11h et ce de façon hebdomadaire.

C’est une façon de démarrer la semaine du bon pied en s’assurant que chacun aura son temps de parole.

C’est aussi une occasion simple de prendre le temps de se dire bonjour et d’échanger quelques banalités sur le week-end que votre collègue vient de passer. 

Plus facile à dire qu’à faire, on estime à 30 minutes le temps idéal pour ce type de point.

Cela dit, c’est à vous de fixer votre propre chrono ! L’idée est de donner la parole à chaque service et de balayer tous les sujets que vous jugez importants. 

Veillez simplement à ne pas prendre trop de temps sur le reste de votre journée. 

Cette réunion doit être un outil et non un frein dans votre semaine ! 

Qui dit quoi ? 

Maintenant que les bases sont posées, il ne vous reste plus qu’à déterminer le (bon) déroulement de la réunion.

Pour ne rien oublier et surtout pour s’adapter au format en distanciel, nous utilisons comme outil de support la solution Klaxoon.

Cette plateforme collaborative permet à chaque salarié d’intégrer ses idées de façon ludique et de se connecter à distance au moment de la réunion.

Simple, efficace, l’outil s’apparente à une grande feuille blanche où les idées peuvent émerger et se relier facilement.

Chez Aladom, nous avons pris l’habitude d’utiliser cet outil en dehors de notre point hebdomadaire pour nos brainstorming ou encore pour schématiser nos besoins.

Sur ce document Klaxoon, nous avons pu créer un grand tableau, intégrer chaque membre de l’équipe dans son service puis établir les différents axes à aborder durant cette réunion.

Tous les salariés doivent jouer le jeu et mettre à jour leur post-it avant que le point ne commence.

Dans un premier temps, on aborde les différents sujets de la semaine passée,les tâches qui ont été réalisées. Ensuite, on enchaîne sur la semaine à venir en listant les choses à faire et les objectifs fixés !

De manière plus facultative, on peut aussi préciser les difficultés rencontrées. C'est un moyen de faire remonter le problème ou de trouver une solution en équipe. Qu'ils soient perso ou pro, on laisse également place aux coups de coeur pour apporter une vague de positif dans cette réunion.

La catégorie " What Else" sert elle à glisser une petite anecdote, un petite info, une absence à mentionner...

Pour essayer d’être le plus concis possible, certains services fonctionnent avec un porte-parole par semaine, d’autres se répartissent les différents post-it et d’autres prennent la parole tour à tour.

Là encore, c’est à vous de trouver la meilleure façon de procéder.

Qu’on soit en présentiel ou en télétravail, l’outil permet de suivre la présentation en temps réel et de gérer son micro et sa caméra en toute autonomie. 

L’outil permet de combiner le travail en collaboration et l’échange en rendant possible l’affichage du document et la caméra des participants.

Le bilan

Les points hebdomadaires sont un rendez-vous souvent très apprécié des salariés et permettent d’accroître la motivation, la valorisation de chacun et surtout de renforcer la cohésion d’équipe.

Dans des périodes comme celle que nous connaissons actuellement, le contact et l’échange sont des éléments à ne pas négliger pour assurer le bon fonctionnement des processus mis en place.

D’un point de vue managérial, c’est un bon moyen de suivre son équipe et d’avoir un récapitulatif rapide des sujets en cours ou à traiter.

Avec un suivi rigoureux et une bonne préparation, cette réunion deviendra rapidement une habitude pour les membres de l’équipe.