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Présentation de l’établissement :
Notre EHPAD accueille des personnes âgées dans un cadre bienveillant et sécurisé. Afin de renforcer notre équipe administrative, nous recherchons un(e) secrétaire d’accueil polyvalent(e), véritable interface entre les résidents, les familles, les visiteurs et l’équipe de l’établissement.

Missions principales :

Accueil et secrétariat

• Assurer l’accueil physique des visiteurs, familles et intervenants extérieurs

• Gérer l’accueil téléphonique et orienter les appels

• Assurer le traitement du courrier et des emails

• Effectuer diverses tâches administratives et de secrétariat

Gestion administrative et facturation

• Réaliser la facturation des résidents et le suivi administratif des dossiers

• Assurer certaines opérations de petite comptabilité (suivi des règlements, classement, saisie)

• Mettre à jour les tableaux de suivi et documents administratifs

Gestion commerciale et relation familles

• Participer au suivi des demandes de renseignements et des dossiers d’admission

• Assurer le lien avec les familles et partenaires

• Contribuer à la gestion des entrées et sorties des résidents et au suivi administratif associé

• Assurer la gestion et la mise à jour du logiciel commercial (suivi des prospects, admissions, dossiers et statistiques)

Profil recherché :

• Formation en secrétariat, gestion administrative ou équivalent

• Expérience sur un poste similaire appréciée, idéalement dans le secteur médico-social

• Maîtrise des outils bureautiques et aisance avec les logiciels de gestion

• Sens de l’accueil et du service

Qualités attendues :

• Bienveillance et écoute attentive envers les résidents, les familles et les interlocuteurs

• Professionnalisme et fiabilité dans la gestion des missions confiées

• Respect strict du secret professionnel et de la confidentialité

• Sens de l’organisation et capacité à gérer les priorités

• Bon relationnel et esprit d’équipe